BTW factureren en afdragen

door onze redactie

De term BTW speelt een belangrijk onderdeel in ons dagelijks leven, zonder dat we dit eigenlijk in de gaten hebben. Op de prijskaartjes in winkels en op internet, worden in de meeste gevallen de prijzen mét BTW gecommuniceerd waardoor we eigenlijk geen enkel idee hebben hoeveel BTW we maandelijks als consument afdragen. Deze bewustwording wordt anders als je als ZZP’er start. Daarom in dit artikel alles over BTW factureren en afdragen.

Als je start als ZZP’er, zul je merken dat het begrip BTW een hele andere betekenis voor je krijgt. Waar je in het verleden bijna ongemerkt je BTW afdroeg, zul je merken dat deze omzetbelasting een belangrijk onderdeel speelt bij het ondernemerschap. Denk alleen maar aan je BTW aangifte en het afdragen van je btw. Als je dit niet op tijd doet, kun je op hoge boetes van de belastingdienst rekenen. Veel startende ondernemers kunnen hierover meepraten. Om te voorkomen dat je je eerste resultaat ziet opgaan aan boetes van de belastingdienst, is het verstandig om dit artikel te lezen.

Wat is BTW? 

Even terug naar de schoolbanken: BTW staat voor belasting toegevoegde waarde en wordt ook wel omzetbelasting genoemd. Het is een indirecte belasting die de overheid heft over goederen en diensten. Jij bent als ZZP’er “de indirecte schakel”. Jij int deze belastingen voor de overheid door dit door te berekenen in je prijs en zorgt dat dit geld ook daadwerkelijk bij de overheid terecht komt.

Als je als ZZP’er ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel krijg je een BTW nummer. Dit nummer moet je verplicht vermelden op je factuur om te bewijzen dat je ondernemer bent. Je bent bijna altijd verplicht om voor een transactie in het binnenland btw te rekenen. 

Hoe hoog is het BTW tarief?

Nederland kent 3 BTW tarieven:

  • Het 21% tarief;
  • Het 6% tarief;
  • Het 0% tarief.

Het 21% tarief komt het meeste voor. Dit is immers het standaard tarief op de meeste goederen en diensten uit de meeste branches. 

Het 6% tarief kennen we ook als het verlaagd tarief. Dit is een tarief voor goederen en diensten die volgens de overheid betaalbaar moeten zijn voor iedereen. Een goed voorbeeld hiervan zijn medicijnen, maar ook ZZP’ers die kapper zijn, fietsen repareren, werkzaamheden aan woningen verrichten, logies bieden of diensten leveren met betrekking tot sport mogen 6% BTW rekenen. De huidige regering heeft overigens plannen om dit tarief op termijn te verhogen naar 9%.

Het 0% tarief is voor transacties die je sluit met ondernemers in het buitenland. Hier lees je elders op deze site meer over.

Het BTW bedrag reken je bovenop je vraagprijs voor je producten of diensten. Een vraagprijs van € 100, - exclusief btw heeft dus een factuurprijs van € 121, - inclusief BTW.

Verplichting om BTW te vermelden op facturen en in offertes

Wat veel startende ZZP’ers niet weten is dat je verplicht bent om een bedrag inclusief BTW op je offerte te vermelden. Er zijn branches waarin er veel aanbieders zijn die de voorkeur eraan geven om een prijs exclusief BTW te vermelden (zoals in de makelaardij regelmatig gebeurt), maar dat mag volgens de wet niet. Consumenten moeten altijd in hun offerte een bedrag zien, die uiteindelijk in rekening worden gebracht. De zin:” dit bedrag is exclusief BTW” volstaat wettelijk niet. 


De wet die de bescherming naar de consument beschrijft, geeft aan dat dit misleidend is: 

Artikel 38 Wet op de omzetbelasting 1968:

''Het is de ondernemer verboden aan anderen dan ondernemers en publiekrechtelijke lichamen goederen en diensten aan te bieden tegen prijzen met zodanige aanduidingen dat de omzetbelasting niet in de prijzen zou zijn begrepen.''

Daarnaast zijn er ook verplichtingen met betrekking tot de facturatie. Naast het btw nummer is iedere ondernemer verplicht om het uiteindelijke factuurbedrag te splitsen: 

  • Het bedrag exclusief BTW;
  • Het BTW-bedrag;
  • Het bedrag inclusief BTW.

Een bedrijf dat zowel artikelen of diensten voor een laag, als voor een hoog tarief aanbiedt, zet deze apart (gespecificeerd) op de factuur. Daarnaast moet je over de totale kostprijs, dus inclusief kosten als reiskosten of administratiekosten, BTW berekenen aan jouw klant.

Niet vergeten: BTW aangifte op tijd uitvoeren!

Een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap is de BTW aangifte. Dit wordt zowel de Btw-aangifte, aangifte omzetbelasting of kwartaalaangifte genoemd. Dit doe je op de site van Mijn Belastingdienst. Vanaf het moment dat je ingeschreven staat bij de KvK, moet je dit periodiek doen. Je kunt dit jaarlijks doen als je per kalenderjaar minder dan € 1.883, - aan BTW betaalt. Je wordt dan gezien als kleine ondernemer en kan dan gebruik maken van de “kleineondernemersregeling”. Veel ZZP’ers moeten echter vaker BTW aangifte doen. 

De meeste ondernemers doen per kwartaal hun aangifte. De uitzonderingen hierop zijn de hele grote ondernemingen die meer dan € 15.000, - euro per kwartaal aan BTW betalen. Deze ondernemingen moeten maandelijks hun BTW aangifte uitvoeren.

In deze aangifte geef je op hoeveel BTW je gefactureerd hebt in het afgelopen kwartaal en maakt dat (met een vermelding van het betalingskenmerk) over op de rekening van de belastingdienst. Let op! Je krijgt hier geen herinnering of acceptgiro van. Hier moet je zelf aan denken! Al bij een betaling die één dag te laat is, kun je een boete verwachten. Je zult de eerste beginnende ondernemer niet zijn en ook niet de laatste…..

Tot slot een aantal handige tips

  • Een foutje is menselijk, een kleine fout kun je herstellen en verrekenen bij de volgende aangifte. Als de fout hoger dan € 1000,- is, moet je een suppletie formulier invullen. 
  • Zorg voor een duidelijke zakelijke administratie zodat je alle gegevens makkelijk kan terugvinden als je deze nodig hebt voor de aangifte of de controle. Je kunt voor de BTW aangifte géén uitstel aanvragen zoals dat wel kan bij de aangifte van de omzetbelasting. 
  • Er zijn ook kosten die je zelf mag aftrekken van de belasting. Hierover lees je meer elders op deze site.