Hoe lang moet ik als zzp’er mijn administratie bewaren?

door onze redactie

Het is een nachtmerrie van veel zzp’ers: de belastingdienst die nog eens terugkomt op een aangifte van jaren geleden. Niet omdat er veel te verbergen is, maar wel voor de tijd die verloren gaat bij het uitzoeken van die administratie. Hoe lang moet een zzp’er de administratie bewaren en wat zijn de regels hiervoor? In dit artikel lees je of je een extra archiefkast moet kopen of niet.

Tegenwoordig gaat een groot deel van de bedrijfsadministratie digitaal, maar dat was vroeger wel anders. Zeker als je als zelfstandige een goedlopend bedrijf had, moest je pakken papier opslaan, lang bewaren en veel afstoffen. Is dit nu nog het geval of heb je aan één druk op de knop voldoende om de belastingdienst te overtuigen van een correcte aangifte? Gelukkig is er wel wat veranderd, maar er zijn wel zaken waar je zeker rekening mee moet houden.

Bewaarplicht van bedrijfsadministratie

Als je op zoek gaat op de website van de belastingdienst naar informatie over de bewaarplicht van bedrijfsadministratie, verschijnt al snel het getal 7 groot op je scherm. Je moet je bedrijfsadministratie 7 jaar bewaren voor de belastingdienst. De bewaartermijn gaat overigens in na het boekjaar. Je bedrijfsadministratie uit 2010 mag dus nu de vuilnisbak in. Alles wat je dit jaar boekt, moet je dus opslaan tot 2026. Hou er overigens rekening mee, dat in het geval je gebruik hebt gemaakt van de mogelijkheid voor uitstel van aangifte, je de administratie dan ook langer moet bewaren. Het startpunt van de termijn van 7 jaar, is de datum dat je de belastingaangifte hebt ingediend. 

Je bedrijfsadministratie vormt de basis van zowel je BTW- als de inkomstenaangifte. Deze opgave moet exact overeenkomen met je administratie. Wat moet je precies bewaren?

  • Je debiteuren- en crediteuren administratie;
  • Je in- en verkoopadministratie;
  • Je grootboek- en voorraadadministratie;
  • Je bankafschriften;
  • Je facturen;
  • Je ingediende bonnetjes;
  • Je agenda.


Digitale bedrijfsadministratie bewaren


Zoals al aangegeven loopt het grootste gedeelte van je bedrijfsadministratie tegenwoordig digitaal. De tijd van de papieren administratie ligt in vele gevallen achter ons. Zelfs de belastingdienst maakt gebruik van de digitale mogelijkheden. 


De gouden regel is dan ook dat je de administratie moet bewaren op de originele manier dat je het ontvangt. Papieren facturen en Pdf’s zijn hierin belangrijke “bewijsstukken”. De belastingdienst vraagt Pdf’s omdat je mutaties in een boekhoudprogramma’s eenvoudig handmatig zou kunnen veranderen als je dit zou willen. Het hierdoor raadzaam om de bankafschriften regelmatig als PDF te downloaden en deze goed op te slaan op een harde schijf of in de Cloud. Daarnaast is het ook handig om je papieren bonnetjes in te scannen. Als deze in de loop van de 7 jaar vervagen en daardoor onleesbaar zijn, is dit jouw probleem en niet van de belastingdienst. Ook smoezen als de beroemde overheen gevallen kop koffie en de hongerige hond werken niet.

Daarnaast is zowel de belastingaangifte als het bewaren van je bonnetjes jouw eigen risico. Je kunt dit prima overlaten aan je boekhouder, maar deze gaat natuurlijk niet alle originele bonnetjes van zijn of haar klanten bewaren. Daarom is het handig om de boekhouder te voorzien van scans van de originele facturen en andere administratie. 

Administratie die langer dan 7 jaar bewaard moet worden

Het is overigens goed te weten dat er administratie is, die je langer dan de eerder genoemde 7 jaar moet bewaren. Administratie die betrekking heeft op het bezit van een bedrijfspand (onroerende zaken) moet zelfs 10 jaar bewaard worden. 

Een plicht houdt niets anders in dat het echt moet. Als je niet voldoet aan deze bewaarplicht kan je hoge boetes verwachten en in het ergste geval een strafrechtelijke vervolging. Het is dus verstandig om je hier maar aan te houden, en in sommige gevallen letterlijk ruimte voor te maken.

In dit kader is het ook verstandig om even na te denken hoe je de administratie opslaat. Diefstal, brand of andere schade aan je administratie wordt niet als excuus gezien door de belastingdienst. Schade door een computercrash of een andere reden dat de gegevens niet meer opvraagbaar zijn als je volledig gedigitaliseerd bent wordt ook niet gezien als goede reden. In dit geval is het verstandig om je gegevens op een harde schijf op te slaan en deze in een kluis te bewaren. Daarnaast is het verstandig om je Cloud dienst een beetje in de gaten te houden. Is deze clouddienst ook over 7 jaar nog actief? De belastingdienst is dit wel….