12 gegevens die op een factuur moeten staan

door onze redactie

Als je een beginnende ZZP’er bent en vol trots voor het eerst een factuur gaat versturen, wacht je wellicht een uitdaging. Hoe ga je een factuur vormgeven en welke gegevens moeten vermeld worden op de factuur? De Belastingdienst stelt hier een aantal voorwaarden aan. Er zijn maar liefst 12 gegevens die op een factuur moeten staan.
Dit artikel in het kort:

  • Een factuur is een document dat een betalingsverplichting weergeeft 
  • De Fiscus stelt 12 gegevens die op een factuur moeten staan
  • Naast de verplichte gegevens zijn er ook diverse zaken die handig zijn om te vermelden, zoals zaken die betrekking hebben op betalingscondities.

Een factuur is eigenlijk niets anders dan een schriftelijke weergave van een betalingsverplichting van een klant aan ZZP’er. Er zijn een grote diversiteit aan facturen in omloop met betrekking tot de vormgeving (branding), de omschrijving en uiteraard het bedrag. Er moeten echter wel een aantal verplichte onderdelen en gegevens op elke legitieme factuur terugkomen. 

12 gegevens die op een factuur moeten staan

De factuurkop moeten de volgende gegevens bevatten:

  • Volledige juridische bedrijfsnaam en adres ZZP’er (versturende partij) volgens registratie bij de Kamer van Koophandel;
  • Volledige bedrijfsnaam en adres opdrachtgever (ontvangende partij);
  • BTW nummer ZZP’er (in geval van verlegde BTW ook het BTW nummer van de opdrachtgever);
  • KvK nummer ZZP’er;
  • Factuurdatum;
  • Een uniek, opvolgend factuurnummer. Je hebt hier diverse mogelijkheden in zoals 00001, AA-00-01 of 20190001

De factuurregels moeten de volgende gegevens bevatten:

  • Een gedetailleerde omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
  • Het aantal geleverde goederen, diensten of gewerkte uren;
  • De datum van levering van het bovenstaande punt en de datum van een eventuele vooruitbetaling;
  • Het bedrag exclusief de BTW die je in rekening brengt;
  • Het BTW bedrag dat in rekening gebracht wordt;
  • Het te betalen BTW bedrag.

Gegevens met betrekking tot de betalingscondities zijn fiscaal niet verplicht om te vermelden, maar dit wordt wel geadviseerd. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden. Daarnaast is het (juridisch) verstandig om een vervaldatum te vermelden. 

Met betrekking tot de opzet en vormgeving heeft de ondernemer alle vrijheid en zijn er géén wettelijke bepalingen vastgelegd. Het is dus mogelijk om zelf een factuur te ontwerpen, maar ook gebruik te maken van één van de templates die online worden aangeboden. Het is dus zeker mogelijk om een mooie, overzichtelijke en professionele factuur aan te bieden in deze fase van het klantcontact.