Helaas krijgt iedere zzp’er er mee te maken: klanten die hun facturen te laat of zelfs helemaal niet betalen. Wat kun je doen om wanbetaling te voorkomen en welke stappen neem je om alsnog je geld te innen? Insider Marjan van Noort van FNV Zelfstandigen zet de meest gebruikte smoezen op een rij én heeft voor jou een passend weerwoord paraat.
Dit artikel in het kort:
- In 2018 werd vijftig procent van alle verzonden facturen niet binnen de betaaltermijn voldaan.
- Wanbetalers putten zich uit in het bedenken van creatieve smoesjes. Hoe reageer je daar het best op?
- Zorg in elk geval voor een ‘paper trail’, een traceerbaar spoor. Mocht het ooit zover komen dat je juridische hulp nodig hebt, dan kun je laten zien dat jij in ieder geval de juiste paden hebt bewandeld.
Helft facturen te laat betaald
Uit een onderzoek van Payt, een bedrijf dat software voor debiteurenbeheer maakt, blijkt dat in 2018 vijftig procent van alle verzonden facturen in 2018 niet binnen de betaaltermijn werd voldaan. Nu kunnen er hele goede redenen zijn waarom een factuur (nog) niet is betaald. Maar vaak krijgen zzp’ers te maken met smoesjes om de betalingstermijn uit te stellen of de factuur helemaal niet te betalen. Hier benoemen we vijf van de meest gehoorde smoesjes.
1. ‘Ik heb de factuur niet ontvangen’
Deze smoes kent vele varianten. De factuur is niet met de post gekomen. De factuur zat niet in mijn e-mail inbox. Nee, ook niet in mijn spamfolder. Heb je de factuur wel naar het goede adres gemaild? En ga zo maar door. Hoe dan ook, de debiteur claimt niets van de factuur te weten.
Weerwoord
Je kunt de factuur nogmaals sturen maar, het is beter om te bellen en te checken naar wie of welk adres je het moet sturen. Vervolgens de factuur mailen met een ontvangstbevestiging en weer nabellen. Zorg voor een ‘paper trail’, een traceerbaar spoor. Mocht het ooit zover komen dat je juridische hulp nodig hebt, dan kun je laten zien dat jij in ieder geval de juiste paden hebt bewandeld.
2. ‘Ik denk dat de betaling en de aanmaning elkaar net hebben gekruist
Wanbetalers wijzen vaak met een beschuldigende vinger naar systemen, de bank of andere mensen waarvan ze afhankelijk zijn. Zij hebben alles op tijd betaald, maar ja, het moet wel via allerlei routes waar zij geen controle over kunnen uitoefenen.
Weerwoord
Dit is een effectieve smoes. De wanbetaler koopt er in elk geval tijd mee. Op zich is dit ook geen onlogisch verhaal. Bij een aanmaning staat immers ook vaak dat je het bericht kunt negeren als je de factuur al hebt voldaan. En het kan inderdaad enkele dagen duren voordat de betaling door het systeem van de klant is verwerkt en op jouw rekening staat. Vraag voor de zekerheid om een schriftelijke bevestiging dat de betaling werkelijk is voldaan. Als het niet zo is, bel dan weer na.
3. ‘Degene die de factuur moet goedkeuren is er niet, kun je later terugbellen?’
Ook dit smoesje heeft meerdere varianten. De persoon die verantwoordelijk is voor de betaling van jouw factuur is ziek, op vakantie, in vergadering of even niet op z’n plek. Ze vragen je vriendelijk terug te bellen.
Weerwoord
Even afwachten, er zit niets anders op. Vraag naar het tijdstip waarop de betreffende persoon beschikbaar is en bel terug. Na twee vergeefse pogingen mag je best wat forser aan de bel trekken. Vraag dan naar een leidinggevende en eis dat je geholpen wordt. Noteer in ieder geval altijd de gegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de crediteurenadministratie; naam, telefoonnummer, e-mail en eventueel de werktijden.
4. ‘Er was iets mis met de factuur, dat moeten we eerst oplossen’
De wanbetaler kan zich ook verschuilen achter een factuur die niet helemaal correct is opgesteld. Hij claimt dat er fouten op staan of zegt niet te begrijpen waarvoor hij precies moet betalen, wanneer en naar welke rekening.
Weerwoord
Bel, loop samen door de factuur en los eventuele onduidelijkheden op. Pas zo nodig de factuur aan. Wanneer je hem opnieuw stuurt, refereer dan aan jullie telefoongesprek en verkort je betalingstermijn. Op zich is deze smoes eenvoudig te voorkomen door ervoor te zorgen dat je altijd in een oogopslag kunt zien welk bedrag uitstaat, wat de betalingstermijn is en op welke rekening het verschuldigde bedrag moet worden gestort. Om helemaal volledig te zijn, kun je in de factuur verwijzen naar de offerte waarop de factuur betrekking heeft.
5. ‘Zodra de betaling van mijn grote klant binnen is, ben jij de eerste die ik betaal’
Dit klinkt sympathiek. Je klant doet een beroep op je begrip. Maar zijn financiële situatie is niet jouw probleem. Het is wel een rode vlag. Wellicht heeft deze wanbetaler een slechte reputatie of is hij niet kredietwaardig?
Weerwoord
Blijf vriendelijk en maak duidelijk dat je zzp’er bent. Als rekeningen niet betaald worden, stokt de geldstroom naar je bedrijf en kun jij wellicht niet meer aan je financiële verplichtingen voldoen. Niet voor niets zijn wanbetalers een belangrijke oorzaak van faillissementen.
Meer weten over hoe je met wanbetalers kunt omgaan? FNV Zelfstandigen heeft een praktische hulpgids voor je samengesteld. Je kunt ‘m hier downloaden.
FNV Zelfstandigen
Marjan van Noort is voorzitter van FNV Zelfstandigen, binnen de FNV de sector voor zelfstandig ondernemers. We behartigen al bijna 20 jaar succesvol de belangen van zelfstandig professionals in de polder en politiek Den Haag. Daarnaast bieden we zzp’ers hulp en ondersteuning aan zoals advies, rechtsbijstand, hulp bij incassoproblemen, kortingen op verzekeringen en een inspirerend netwerk.
Volg FNV Zelfstandigen op: