Alle bonnen verzamelen voor de administratietips van onze opruimcoach

door Ramona Leeuwis
Bijna elke zzp’er heeft een hekel aan administratie. Alleen wij hebben een heuse opruimcoach! Op haar eigen, inspirerende manier legt onze insider Ramona Leeuwis. uit hoe je administratieve ellende kunt voorkomen met dit even simpele als efficiënte stappenplan.
Dit artikel in het kort:

  • Als ondernemer krijg je onherroepelijk te maken met de boekhouding. Meestal niet jouw favoriete klus maar daar is wat aan te doen!
  • Het zoekraken van bonnen, mails en facturen leidt naast kopzorgen en een gemiste btw-teruggave ook vaak tot hogere kosten (aanmaningkosten, boetes, etc.) 
  • Met dit eenvoudige systeem én door het inbouwen van routine run je een efficiënte probleemloze administratie.

Chateau Meiland als inspiratiebron

We kennen allemaal wel het succesvolle SBS-programma ‘Chateau Meiland’. De familie Meiland is voor de tweede keer naar Frankrijk vertrokken om daar een vervallen chateau om te toveren tot een B&B. Ik ben sowieso groot fan van Ik Vertrek-achtige programma’s. Mensen die hun droom najagen, ik bewonder ze enorm! Alles opgeven en dát gaan doen waar jij gelukkig van wordt, zonder ook maar enige vorm van zekerheid of voorspelbaarheid. Ga er maar aan staan! 

Een vergiet vol bonnetjes 

Jij bent ook ooit gestart als zzp’er, misschien vanuit het niets, misschien eerst naast je loondienstverband. Maar ook jij ging je droom achterna. En naast alle fijne voordelen van het ondernemerschap, komen er ook wat vervelende klusjes om de hoek kijken. Zo zag ik laatst bij Chateau Meiland een vergiet vol bonnetjes. Vanaf dag één hebben zij keurig alle bonnetjes verzameld, maar niet gesorteerd, laat staan dat ze zijn ingeboekt. Dat was even een flinke zit om alles weer op orde te krijgen! 

Stappenplan voor inkomende facturen 

Heel herkenbaar voor veel zzp’ers, denk ik. Want de administratie doen, is voor de meesten van ons niet bepaald het favoriete klusje. Dat kan anders en leuker. Ja, echt! Heb jij een systeem voor je bonnetjes, werk je digitaal of verzamel je papieren bonnetjes? Waarschijnlijk gebruik jij een combinatie van beide. Het secuur bewaren en verzamelen van bonnetjes en facturen is daarbij wel essentieel. Met een simpel stappenplan kun jij voortaan je inkomende facturen en bonnen zo stroomlijnen dat het verwerken ervan een eitje wordt. 

Lectuurbakken voor je inkomende fysieke post

Inkomende post, bonnen en facturen verzamel je voortaan elke dag op dezelfde wijze. Zowel analoog als digitaal werkt deze methode hetzelfde. Gebruik bij voorkeur twee lectuurbakken die rechtop staan bij het verwerken van je inkomende fysieke post. Hiermee voorkom je die onooglijke en demotiverende stapels op je bureau. De eerste lectuurbak noem je ‘doen’, de tweede lectuurbak noem je ‘bewaren’. Maak in je mailbox ook twee mapjes aan met dezelfde benaming. 


Elke dag in vijftien minuten je post beoordelen

Na het verzamelen van de post neem je dagelijks vijftien minuutjes de tijd om elk poststuk uit de envelop te halen (en ja, die envelop gooi je meteen weg), te lezen en te beoordelen. ‘Moet ik hier iets mee doen (betalen antwoorden), moet ik het bewaren (polissen, overzichten, beschikkingen) of kan het weg?’ In het laatste geval gooi je het direct in de papierbak. Stukken die je moet archiveren stop je in ‘bewaren’, de rest stop je in ‘doen’. Doe hetzelfde met je mailbox. 

Elke week de bak ‘doen’ verwerken

Elke week neem je dertig tot zestig minuten de tijd om de bak ‘doen’ te verwerken. Je betaalt de facturen, beantwoordt onderzoeken en uitnodigingen en besluit dan of je het moet bewaren of dat het weg kan. Let op de bewaartermijn! Heb je een boekhoudprogramma waarin je digitaal je facturen en bonnen kwijt kunt, dan is dit het moment om alles in te scannen en te uploaden. 

Eens per maand de bak ‘bewaren’ leegmaken

Eens of tweemaal per maand plan je in je agenda een halfuurtje om de bak ‘bewaren’ leeg te maken en alle stukken te archiveren. Eens per jaar ruim je voldoende tijd in om alle ordners waarin je archiefstukken zitten door te nemen en op te ruimen. Vaak schoon je daarmee nog veel meer op dan in de maanden ervoor. Neem hierbij een paar vragen als leidraad: is dit stuk vervangen door een nieuw exemplaar? Weg ermee! Moet ik dit écht bewaren – bijvoorbeeld als herinnering aan een leuk feest, een bedankbrief, een catalogus of aanbod van een leverancier – of kan het weg? Je zult zien dat je vaak niet eens meer wist dat je dit had. De route naar de papierbak is dan de enige juiste. 

Voer een vast systeem in

Plan vaste momenten per week, bijvoorbeeld elke donderdagochtend, om je lectuurbakken en mailmappen door te nemen en onderneem direct actie. Door het invoeren van een vast systeem bij het behandelen van je post, facturen en bonnen krijg je vanzelf routine en zal je zien dat je niets meer kwijtraakt, in de wasmachine belandt of te laat wordt betaald. Je bezorgt jezelf hiermee rust door structuur en een stuk minder hoofdpijn.

Ramona Leeuwis

Ramona Leeuwis is Professional Organizer met een passie voor schrijven en life hacks. Als (oud)HR Manager zit organiseren deze structuurjunkie in het DNA. Met OpgeruimdLeven.com helpt zij klanten bij het organiseren van hun dagelijks leven en het ordenen van tijd, spullen en informatie. Als budgetcoach coacht ze klanten bij besparingen, het onderhouden van de financiële administratie en het voorkomen van schulden.

Volg Ramona Leeuwis op: