Hoeveel onnodige zakelijke abonnementen heb jij?

door onze redactie

We staan er in onze dagelijkse gang van zaken nauwelijks bij stil en dat kan nét het probleem vormen. Veel ondernemers hebben ooit zakelijke abonnementen afgesloten waarvan ze niet of nauwelijks gebruik (meer) maken. Doordat veel van dit soort overeenkomsten stilzwijgend worden verlengd, kan dit een kostenpost zijn die hoog kan oplopen! Uiteraard hebben deze kosten een direct effect op het rendement van het bedrijf, dus is het zeker de moeite waard om deze kosten wel in de gaten te houden.
Dit artikel in het kort:

  • Volgens het Nibud betalen veel Nederlanders voor abonnementen waarvan geen gebruik wordt gemaakt.
  • Het bedrag dat hiermee onnodig wordt uitgegeven kan ongemerkt hoog oplopen.
  • Veel overeenkomsten worden stilzwijgend verlengd en daarom niet opgezegd.     

Volgens voorlichtingsinstituut Nibud zijn er veel mensen die vastzitten aan abonnementen waar geen gebruik van wordt gemaakt. Vanzelfsprekend zitten hier kosten aan verbonden die gerekend moeten worden tot de vaste lasten. Uiteraard zal dit ook bij veel ondernemers het geval zijn. Hierbij kan gedacht worden aan abonnementen op vaktijdschriften, online cursussen, onderhoudscontracten, verzekeringen, softwarepakketten of lidmaatschappen van brancheverenigingen of communities.  

Onnodige abonnementen zelfstandigen 

In de praktijk is het gevaar van onnodige abonnementen groter bij ondernemers dan bij particulieren, omdat dit soort kosten door een complexere financiële huishouding veel minder snel opvallen. Vaak worden deze kosten (automatisch) afgeschreven in combinatie met andere rekeningen rond die periode.  


Dit is zeker het geval als de administratie door een accountant wordt gedaan. Als de accountant niet van het tegendeel op de hoogte wordt gebracht, zal hij of zij er van uitgaan dat er gebruik wordt gemaakt van de diensten die aan het abonnement verbonden zijn en de kosten hiervan in de administratie opnemen. In veel gevallen zal het gaan om relatief kleine bedragen, maar een optelsom van deze bedragen kunnen flink drukken op de winst! Het feit dat veel abonnementen automatisch doorlopen kan erg vervelend uitpakken.

Administratie zakelijke abonnementen

Het creëren van overzicht binnen een zakelijke administratie is de enige mogelijkheid om deze “verborgen kostenpost” in de hand te houden. Dit kan gerealiseerd worden door binnen de boekhouding een apart overzicht aan te leggen met een overzicht van alle lopende abonnementen, inclusief kosten, contractduur en opzegtermijn. Als dat niet werkt, is het wellicht toch een verstandige keuze om de abonnementen niet automatisch te laten verlengen en te betalen ondanks dat het vaak een duurdere optie is. Dit zorgt voor een extra stok achter de deur om een gerichte keuze voor het gebruik van een dienst te maken. 

Uiteraard is het verstandig om een zakelijke abonnement schriftelijk (aangetekend of per e-mail) op te zeggen met een duidelijke vermelding om welk aanbod het gaat en per wanneer dit van toepassing is. Op deze manier zorg je ervoor dat er geen ruimte is voor een andere interpretatie om echt niets aan toeval of onoplettendheid over te laten.