Jaarafsluiting maken als ZZP’er

door onze redactie

Op het moment dat het cijfer 2019 op de kalender staat, is het de hoogste tijd om het boekjaar van 2018 af te sluiten. Als ZZP’er ben je niet verplicht om een jaarafsluiting te maken, maar voor de inkomstenbelasting moet je wél je zaken op een rijtje hebben. Daarnaast kun je zelf ook veel belangrijke inzichten halen uit deze “tussenstand”. Wij laten je zien hoe je als ZZP’er het beste een jaarafsluiting kunt maken.
Dit artikel in het kort:

Het stappenplan om een jaarafsluiting te maken als ZZP’er

  • Verzamelen van gegevens;
  • Bankmutaties verwerken;
  • Verkoopfacturen verwerken;
  • Verwerken van de inkoopfacturen
  • Afschrijvingen verwerken;
  • Voorraden waarderen;
  • Privé aftrekposten verwerken;
  • Belastingaangifte doen.

Het afronden van een boekhouding doe je eigenlijk om twee belangrijke reden. Als eerste is het een financiële aangelegenheid. De Belastingdienst wil graag horen wat je hebt verdiend en ziet graag haar aandeel tegemoet. Daarnaast geeft het je zelf ook een belangrijke indicatie. Een jaarafsluiting geeft je immers essentiële informatie hoe je ervoor staat! Doordat je een duidelijk meetpunt hebt, kun je dit vergelijken met voorgaande jaren. Zie het als een belangrijk stuurmoment. 

Financiën op orde het afgelopen jaar?

Je zult merken dat je bij het verzamelen van de gegevens erachter zal komen of je de financiën op orde hebt gehad het afgelopen jaar. Hiermee doelen we niet op het inhoudelijke deel (of het financieel voor de wind is gegaan), maar de uitvoerende kant. Als je heel veel tijd kwijt bent om de gegevens bij elkaar te verzamelen of eerdere gemaakte fouten uit te zoeken, kun je dit wellicht het volgend jaar beter anders aanpakken. 

Je kunt een jaarafsluiting laten verzorgen door je boekhouder. Je hoeft dan alleen maar de benodigde gegevens bij elkaar te zoeken en deze voor een afgesproken deadline te verzenden naar je accountant. Let wel: je blijft zelf wél altijd verantwoordelijk voor de gegevens die de boekhouder opstuurt naar de Belastingdienst. Zorg dat je een vinger aan de pols houdt.   

Je kunt er ook voor kiezen om deze taak zelf uit te voeren. Het is voor veel ZZP’ers zeker géén lastige opgave om deze klus zelf op te pakken. In de meeste gevallen kun je hiermee op een relatief eenvoudige wijze besparen op een flinke kostenpost. Als je gebruik maakt van een modern online boekhoudprogramma, word je een flink eind op weg geholpen. 

Het stappenplan om een jaarafsluiting te maken als ZZP’er

1. Het verzamelen van de benodigde gegevens, zoals alle bonnen, in- en verkoopfacturen en een overzicht van crediteuren en debiteuren. Zorg dat je in kaart hebt welke facturen er nog afgehandeld moeten worden. Als de bedragen van alle facturen overgemaakt of ontvangen zijn, kun je starten met de jaarafsluiting. 


2. Voor een correcte jaarafsluiting is het belangrijk dat alle bankmutaties zijn verwerkt. Dit is het eerste controlemoment of alle financiële transacties correct zijn verlopen. Het eindsaldo van de zakelijke rekening moet overeenkomen met het saldo op de balans. als dit niet het geval is, is er iets misgegaan. Dit kan te maken hebben met de facturatie. In dat geval zul je op zoek moeten gaan waar de fout zit. De saldo’s moeten immers kloppen om een jaar af te kunnen sluiten. In het ergste geval zul je het ontbrekende (niet geïnde bedrag) als verlies moeten afboeken.   


3. De derde stap is de stap dat je verkoopfacturen gaat verwerken. Omzet die in 2018 gerealiseerd is, moet in deze jaarafsluiting verwerkt worden, ook al wordt dit in 2019 aan je overgemaakt. De btw-datum (vaak de factuurdatum) is leidend bij de btw-aangifte. De BTW bedragen die in 2019 op de factuur staan wordt verwerkt in de jaarafsluiting van dát betreffende jaar. 



4. Ook bij het verwerken van de inkoopfacturen is de facturatiedatum leidend om te bepalen in welk boekjaar je dit gaat verwerken. De daadwerkelijke betaaldatum speelt hierbij géén rol. Dit is ook het geval met betrekking tot de btw (aangifte).


5. Als je het afgelopen jaar grote nieuwe (zakelijke) investeringen hebt gedaan, moet je die noteren op de afschrijvingen lijst. Bedrijfsmiddelen die een aantal jaren meegaan kun je beschouwen als vaste activa. Als je voor een hoger bedrag dan 450 euro hebt geïnvesteerd in een bedrijfsmiddel, dan kun je die afschrijven. Je kunt de kosten voor deze investering dan verdelen over de jaren dat je hiervan gebruik maakt. 


6. Als je werkt met fysieke voorraden, zul je deze moeten waarderen. Dit doe je door de voorraden op 31 december te inventariseren (balansen). De administratieve voorraad moet hierbij overeenkomen met de werkelijke voorraad. Het verschil moet worden afgeboekt.


7. Tot slot moet je je privé aftrekposten verwerken. Zaken als je hypotheek en je arbeidsongeschiktheidsverzekering kun je zien als privé aftrekposten. Hier heb je de jaaroverzichten van nodig. Je moet ook zorgen voor de fiscale gegevens van je partner als je gezamenlijk aangifte doet. 


8. Op basis van de gegevens die je hebt verzameld kun je het jaar afsluiten en belastingaangifte doen. Voorkom tijdnood en begin op tijd met het afwerken van deze punten. Je kunt zelf je zaken nóg goed op orde hebben maar anderen hebben dit wellicht niet. Dit kan tot gevolg hebben dat jij moet wachten op een betaling of benodigde gegevens en hierdoor vertraging oploopt.              

Belastingaangifte voor 1 mei

Door al deze stappen te doorlopen en de benodigde gegevens bij elkaar te zoeken, kun je een jaarafsluiting maken en belastingaangifte doen. Dit moet voor 1 mei gebeuren. Als je voorziet dat je deze deadline niet gaat halen, kun je uitstel aanvragen. Hiermee voorkom je een boete en dat gaat ten koste van je winst. 

Op basis van je resultaten schat de Belastingdienst jouw winst voor het komende jaar en ontvang je een voorlopige aanslag. Dit kun je uiteraard aanpassen. De uiteindelijke afrekening volgt volgend jaar, op basis van je jaarafsluiting…… Daarom is het zo belangrijk om hier goed aandacht aan te besteden.