Is het jou ook opgevallen? Mensen zetten tegenwoordig steeds meer informatie op PowerPoint-dia’s. Hele lappen tekst, uitbundige grafieken en plaatjes vullen vaak één enkele dia. Deze overmaat druist in tegen alle regels van PowerPoint. De regels veranderen dan? Nee, onze insider Norbert Netten heeft een bétere oplossing.
Dit artikel in het kort:
- Omdat ze zo volledig mogelijk willen zijn, stoppen mensen hun presentaties tegenwoordig barstensvol informatie.
- Ze verliezen daarbij uit het oog dat het erom gaat je toehoorders doelgericht naar de meest interessante punten uit je verhaal te leiden.
- Kijk eens goed naar de manier waarop de weerman van het Journaal een veelheid aan informatie beknopt weet over te brengen.
Oorspronkelijke regels voor het gebruik van PowerPoint
Toen PowerPoint op de markt kwam, een dikke vijfentwintig jaar geleden, had je regels voor het gebruik van dia’s, zoals:
• Op elke afzonderlijke dia slechts één duidelijke boodschap.
• Per dia maximaal vier bullet points.
• Per bullet point maximaal zes woorden.
• Gun de lezer de tijd om de tekst op de dia te lezen.
Bovenstaande tekst zou er dan zo uit komen te zien:
• 1 dia met de kop: ‘Oorspronkelijke regels voor het gebruik van PowerPoint:’
• Daaronder 4 bullets
• 6 woorden per bullet
Maak headlines zoals een journalist
De kunst is om van een tekst headlines te maken, zoals journalisten dat doen. Zie je dit vaak als mensen presenteren? Nee! Eerder het tegendeel. Laatst gaf ik een training aan consultants in Amsterdam, data-analisten en strategen. Ze hadden allemaal een complete hand-out in PowerPoint gemaakt en die ze gingen presenteren ook. De hoeveelheid tekst op een enkele dia was enorm. Soms wel zes hele zinnen. Het zou de toehoorders enkele minuten kosten om dat allemaal te lezen, per dia! En dan reken ik alle grafieken vol cijfers nog niet mee. Dat is niet reëel. Terug naar de oude regels dan? Ook niet reëel.
Nieuwe trend: zoveel mogelijk informatie op één dia proppen
Wat ik in Amsterdam meemaakte is geen uitzondering, vrees ik. Het is de nieuwe trend. Prop alle informatie op zo weinig mogelijk dia’s, luidt het nieuwe mantra. Dan staat alles erin, het hele verhaal klopt inhoudelijk en het is ook makkelijk, want je kunt de presentatie zo achterlaten of nasturen. Ik zie het in vrijwel elke organisatie. Zo’n hand-out presentatie vraagt echter om een specifieke manier van begeleiden. Als er veel informatie is, moet je je toehoorders doelgericht leiden naar de meest interessante punten, naar de onderwerpen die je wilt bespreken. Ik vergelijk het met de weerman of weervrouw bij het Journaal. Ik weet trouwens niet of er tegenwoordig meer weervrouwen dan weermannen zijn, maar voor het gemak gebruik ik nu verder het woord ‘weerman’.
Leren van de weerman
Let maar eens goed op hoe Gerrit Hiemstra dat aanpakt als je de volgende keer naar het nieuws kijkt. De kaarten achter hem bevatten veel informatie, teveel voor de kijker om in een oogopslag te kunnen verwerken. Daarom wijst de weerman met zijn hand aan waar hij het op dat moment over heeft. Dat doet hij natuurlijk met zijn gezicht naar de camera. Als hij zich zou omdraaien, zouden we naar zijn rug kijken. Wat kunnen we van de weerman leren?
Wanneer je veel informatie op een dia hebt staan:
• Neem een positie in aan de rand van het scherm, met je lichaam gericht naar de mensen aan wie je presenteert.
• Wijs aan welke informatie je gaat bespreken.
• Draai je hoofd en je torso naar het scherm, maar niet je hele lichaam.
Samengevat volgens de oude PowerPoint regels:
• Positie rand scherm.
• Lichaam gericht naar toehoorders.
• Wijs informatie aan.
• Alleen hoofd en torso naar scherm.
Leidt je toehoorders met je handen naar het onderwerp
Door dit te doen voorkom je dat je je omdraait – zoals vaak automatisch gebeurt – en daardoor het contact verliest. In plaats van met je rug ‘naar de camera’ te gaan staan, leid je je toehoorders of gesprekspartners met je handen naar de informatie die je op dat moment wilt bespreken - zo blijf je goed in contact. Overigens geldt deze techniek niet alleen voor presentaties waarbij je voor een groep staat, je kunt de methode in elke Small Room-presentatie toepassen waarbij je met mensen aan tafel zit en de hand-out op je scherm of in print gebruikt.
Norbert Netten
Norbert Netten geeft sinds 1990 training en coaching op het gebied van presenteren, leiderschap en samenwerken. De essentie van zijn werk is professionals te ondersteunen om vanuit authenticiteit krachten te bundelen en samen meer voor elkaar te krijgen. Opdrachtgevers zijn grote organisaties als ING, KPN, KLM en veel mkb-bedrijven.
Volg Norbert Netten op: