Of je nou een website opzet, een offerte schrijft of reageert op een klacht: correct spellen en verzorgd schrijven blijven van cruciaal belang voor de waardering van jouw onderneming. In deel 2 van de minicursus ‘Voutvrij schrijven voor zzp’ers’ staat insider Henk Hanssen stil bij tekstsoorten en het toepassen van de bijbehorende regels. ‘Veel ondernemers die bijvoorbeeld een persbericht versturen doen in feite een reclamefolder de deur uit. Juist daardoor haalt het bericht de pers niet en dat is zonde.’
Dit artikel in het kort:
- Uit allerlei onderzoeken blijkt dat de afzender van een tekst zònder taalfouten hoger wordt gewaardeerd.
- Beoordeel je tekst aan de hand van het CCC-model van Renkema: correspondentie, consistentie en correctheid.
- En houd daarnaast de conventies van de tekstsoort in het oog.
Voor zzp’ers staat communicatie centraal
Brainstormen met een collega, een ondernemingsplan schrijven, offertes samenstellen, op een klacht reageren... In vrijwel alle taken van de zzp’er staat communicatie centraal. Toch zijn er maar weinig ondernemers die communicatie tot hun belangrijkste bezigheden rekenen. Praten, luisteren, lezen, schrijven: dat zijn de basics van communicatie. Als het op praten aankomt, scoren we gemiddeld hoog. Ook in luisteren blinken we uit, vooral als we zelf aan het woord zijn. Maar voor lezen hebben we te weinig tijd en schrijven laten we het liefst aan een ander over.
Taalfouten geven lezers tot een gevoel van onbehagen
Natuurlijk, dit beeld is sterk gechargeerd. Maar geef toe, er zit wel een kern van waarheid in. Het wemelt van de fouten in zakelijke communicatie. Maakt niet uit, zeg je? Alleen oudjes die hun huis niet meer uit komen kennen nog het verschil tussen ‘jou’ en ‘jouw’? Daar vergis je je lelijk in, vriend. Uit allerlei onderzoeken blijkt dat de afzender van een tekst zònder taalfouten hoger wordt gewaardeerd. Veel lezers kunnen niet precies aanwijzen welke taalfouten er worden gemaakt: ze geven enkel aan dat er ‘iets’ niet klopt. Dit gevoel van onbehagen vertaalt zich vaak in afhaken.
Het CCC-model van Jan Renkema
In deel 1 van dit cursusje bespraken we het CCC-model van Jan Renkema. Renkema, emeritus hoogleraar Tekstkwaliteit aan de Universiteit van Tilburg en schrijver van de Schrijfwijzer, een van de bestverkochte taalbijbels van Nederland, bedacht de drie normen waar elke tekst aan zou moeten voldoen. Correspondentie, het creëren van een relatie met je lezer. Consistentie, als je in een tekst een bepaalde keuze maakt, wees dan consequent. Correctheid, wees correct in de naleving van de regels voor de spelling, interpunctie, zinsbouw, woordkeuze, opbouw en tekstsoort.
De vijf niveaus om een tekst te beoordelen
Houd de drie C’s in je achterhoofd. We gaan nu een stap verder. Om de kwaliteit van een tekst te beoordelen hanteren tekstwetenschappers vijf beoordelingsniveaus: tekstsoort, inhoud, structuur, formulering en presentatie. Bij het onderdeel tekstsoort gaat het om het kiezen van de juiste tekstsoort en om het toepassen van de conventieregels die er voor de verschillende tekstsoorten zijn. Dit klinkt moeilijker dan het is. Het is gewoon een kwestie van schoenmaker, blijf bij je leest. Persberichten bijvoorbeeld moeten geen reclameteksten worden, maar redelijke objectieve nieuwsberichten zijn. Veel ondernemers die een persbericht versturen, doen in feite een reclamefolder de deur uit die – tragisch – juist daardoor de pers niet haalt.
Het ontbreken van een aanhef
‘Een tekstsoortfout die je tot voor kort veel in brieven tegenkwam, vooral in brieven van de overheid, was het ontbreken van een aanhef,’ zegt taalwetenschapper Wim Daniëls. ‘Soms werd dat verantwoord met de zin “Deze brief is automatisch aangemaakt, daarom staat er geen aanhef boven.” De Nationale Ombudsman heeft - na vele klachten van burgers - de nadrukkelijke uitspraak gedaan dat boven elke brief een aanhef en een afsluiting hoort. Dus ook bij per computer aangemaakte standaardbrieven.’
Ondernemers hanteren geen structuurprincipe
De fouten worden grover en talrijker als het gaat om structuur en de formulering van de tekst. Daniëls: ‘Veel ondernemers hanteren geen echt structuurprincipe. Daardoor gaat het onder meer vaak fout met opsommingen. Een voorbeeld: ik heb net een brief van een bank binnengekregen. ‘Nieuw is bovendien...’ zo begint een zin. Het opsommende signaalwoord ‘bovendien’ is hier ten onrechte gebruikt want in het voorafgaande gedeelte is nog niets nieuws genoemd. Ook bij het volgende niveau, de formulering, zeg maar zinsbouw en woordkeuze, constateer ik veel fouten. Ondoorzichtige zinnen, foutieve samentrekkingen, niet-bedoelde woordbetekenissen, noem maar op. En dan heb je het laatste niveau, de presentatie. Hieronder vallen interpunctie en spelling.’
Meer over dit onderdeel bij de volgende aflevering van deze cursus wanneer ik uitleg hoe één komma miljoenen kan schelen. Wordt vervolgd!
Henk Hanssen
Henk Hanssen is journalist en schrijver van fictie- en non-fictieboeken. Hij studeerde aan de School voor de Journalistiek en de Filmacademie. Hanssen werkt(e) voor diverse opdrachtgevers waaronder De Zaak, Men’s Health, ANWB, ING bank en ZZPInside waarvan hij hoofdredacteur is.
Volg Henk Hanssen op: