Telefoon van de zaak of niet?

door onze redactie

Als ZZP’er zijn zakelijke telefoonkosten onder een aantal voorwaarden fiscaal aftrekbaar. Zowel de abonnementskosten, als het dataverbruik als de gesprekskosten zijn van de winst aftrekbaar. Tevens mag je de BTW verrekenen met de aangifte van de omzetbelasting. De fiscus heeft hier een aantal regels en voorwaarden aan verbonden.
Dit artikel in het kort:

  • Veel telefoonkosten zijn fiscaal aftrekbaar;
  • De fiscus moet inzicht kunnen krijgen welke communicatie kosten voor professionele doeleinden zijn gemaakt; 
  • Een zakelijk abonnement biedt vaak diverse praktische voordelen voor ZZP’ers

De belangrijkste voorwaarde die de Fiscus stelt aan het aftrekken van zakelijke telefoonkosten is transparantie. Als je deze kostenpost wilt aftrekken van de belasting, moet je inzichtelijk maken dat deze kosten ook daadwerkelijk voor zakelijk gebruik zijn. De makkelijkste manier om dit te doen is de telefoon (maar ook een tablet of ander device) op naam van het bedrijf te  zetten. Dit is ook van belang als de telefoon in gebruik is door een eventuele medewerker. Als dit niet het geval is, zal de fiscus je toch verplichten om de BTW af te dragen.

Voorwaarden Fiscus zakelijk telefoongebruik

Als je de kosten voor een telefoon of een ander communicatiemiddel opgeeft als aftrekpost bij de belasting, moet je uiteraard de actuele marktwaarde als bedrag aanhouden om het bedrag vast te stellen. De Fiscus stelt geen eisen aan de rekening die voor deze kosten gebruikt wordt. Dit mag zowel een privé rekening als een zakelijk account zijn. Uiteraard is deze laatste optie verstandiger met betrekking tot het inzichtelijk maken van deze kosten. Het is voor een eenmanszaak zelfs niet verplicht om een bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon immers de altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe de zzp'er zijn onderneming noemt.

Een vaste lijn vanaf het huisadres is niet (100%) aftrekbaar. Dit ziet de Fiscus immers als een (gedeeltelijke) privé voorziening. Als je kiest voor een tweede vaste lijn die duidelijk gebruikt wordt voor een kantoor aan huis is wel volledig aftrekbaar. Dit heeft uiteraard alleen betrekking op zakelijke gesprekken. Een privé gesprek tussendoor mag je niet opvoeren bij je zakelijke administratie. 


Zakelijk telefoongebruik schatten

Deze laatste regeling creëert uiteraard een grijs gebied. De praktijk leert dat de Fiscus vrijwel nooit de moeite zal nemen om een bijvoorbeeld een gemengde telefoonfactuur (of het gebruik van internet) volledig te analyseren. De belastingdienst eist dat ook niet van de ondernemer. Je mag een schatting maken van het zakelijk gebruik van je telefoon. De Belastingdienst gaat uit van redelijkheid. Je moet dit desgewenst kunnen motiveren en uiteraard wel kunnen verantwoorden op basis van een specificatie van je telefoonabonnement. 

Voordelen zakelijk abonnement

Een zakelijk abonnement heeft in dit opzicht diverse voordelen. Deze overeenkomst is geheel aftrekbaar van zowel de inkomsten- als de omzetbelasting. Veel providers bieden passende abonnementen aan. Een ander voordeel is dat dit soort abonnementen zorgen voor een overzichtelijke bedrijfsadministratie. De kosten worden op de factuur ook exclusief BTW weergegeven.