Er zijn branches waarbij je als zzp’er prima thuis je werk zou kunnen uitvoeren maar is dit ook een goede optie? Laten we de voor- en nadelen op een rijtje zetten en antwoord geven op de vraag of thuis werken een betere keuze is in vergelijking met kiezen voor externe kantoorruimte. Vanzelfsprekend komen de belastingtechnische mogelijkheden ook aan bod.
Waarom als zzp’er kiezen voor een externe werkplek?
Er zijn veel reden om te kiezen voor een externe kantoorruimte. Als je veel fysiek in contact bent met je klanten (opdrachtgevers) zal het professioneler staan als je deze personen kan ontvangen in een passend ingerichte kantoorruimte en niet in een omgebouwde slaapkamer die in het weekend dienst doet als logeerkamer.
Hoewel dit laatste wat overdreven lijkt, komt dit in de praktijk wel voor. Jouw uitstraling als zzp’er is wel enorm belangrijk, zeker als je veel grotere bedrijven als concurrentie hebt. In dit kader wordt het overigens ook afgeraden om alleen een 06 nummer als bedrijfstelefoonnummer te hebben. Je houdt je privé en werk veel beter gescheiden.
Een andere reden om te kiezen voor een externe ruimte, zijn je toekomstplannen. Als je begint als zzp’er als opstap en na verloop van tijd van plan bent om toch een andere bedrijfsvorm aan te nemen en personeel wilt aannemen, is het misschien wel een (voordelige) optie om je bedrijfsruimte direct op deze manier in te richten.
Tot slot (last but not least) zitten er wel wat fiscale voordelen aan het huren van een extern kantoor. Er zijn diverse huurkosten die je kunt aftrekken van de belasting.
Wat zijn de opties voor externe kantoorruimte?
Er zijn diverse kantoorpanden en ruimtes voor wisselende prijzen te huur of zelfs te koop. De vraag is echter of dit aanbod bij jou als zzp’er past. Als je niet continu van je kantoor gebruik maakt, kun je kiezen voor een flexwerkplek. Op deze locaties kun jij je vergader- of werkruimte voor een bepaalde tijd huren (van maandenlang tot een uurtje). Dit is vanzelfsprekend veel voordeliger dan het huren van een vaste plaats en is dan voor de kleinere of beginnende zzp’er een uitstekende optie. Je zit dan vaak ook niet aan lange huurcontracten vast.
Je kunt ook je post hier laten bezorgen als je dit prettiger vindt dan een postbezorging thuis. Een ander voordeel van deze flexwerkplekken is dat je vaak sneller in contact komt met andere ondernemers zodat je weer een netwerkplatform erbij hebt. Daarnaast zijn er full service flexkantoren met een veelzijdigheid aan faciliteiten waarvan je gebruik kunt maken zoals een receptieservice, schoonmaakservice, kinderdagverblijf, sportfaciliteiten, receptieruimtes of een stomerijservice.
Waarom als zzp’er kiezen om thuis te blijven werken?
Hoewel dit bovenstaande allemaal aantrekkelijk lijkt, zijn er genoeg reden om hier zeker niet voor te kiezen. Ook aan het huren van een ruimte in het eenvoudigst ingerichte kantoor hangt een prijskaartje. Het thuiswerken is vrijwel altijd voordeliger. Daarnaast heb je te maken met het woon-werkverkeer. Als je hekel hebt aan files of om op het openbaar vervoer te moeten vertrouwen is je keuze vaak al snel gemaakt.
Daarnaast heb je altijd al je spullen binnen handbereik en zul je je afspraken nooit te hoeven aanpassen aan andere ondernemers die net die vergaderruimte al hebben gereserveerd op het moment dat jij met je opdrachtgever of klant wilt afspreken.
Hoe beoordeelt de belastingdienst het werken thuis?
Het is goed mogelijk om wat belastingtechnische voordelen te halen uit het werken thuis. Er zijn kosten die je voor je kantoor maakt die je kunt aftrekken van de belasting. Er zitten echter wel wat restricties op deze aftrekpost. Je “thuiskantoor” moet wel aan een aantal voorwaarden voldoen om als volwaardig kantoor gezien te worden.
Er is een verschil te onderscheiden met betrekking tot de eisen die gesteld worden tussen een koop- en een huurwoning om de kosten voor een kantoor aan huis te mogen aftrekken. Als je een koopwoning hebt, is zowel een zelfstandigheidseis als een inkomenseis van belang.
Eisen aan werken in een koopwoning
De zelfstandigheidseis houdt in dat een werkruimte ook daadwerkelijk als zodanig herkenbaar moet zijn in vorm van een eigen ingang en sanitaire voorzieningen. Deze ruimte zou je dus moeten kunnen verhuren aan derden. De inkomenseis is een regel waarin beschreven staat dat je moet kunnen aantonen dat je vanuit deze werkruimte minstens 70% van je inkomen moet verdienen en minimaal 30% van je tijd vanuit deze ruimte moet werken. Dit kun je inzichtelijk maken door je urenregistratie.
Eisen aan werken in een huurwoning
Een kantoorruimte in een huurwoning is relatief makkelijker om op te geven als aftrekpost. Door middel van het etiketteren kun je de woning aangeven als ondernemersvermogen. Een benoeming op de jaarrekening en het betalen van de huur van de zakelijke rekening zijn voorwaarden die hieraan verbonden zijn. Je kunt de woning ook administratief splitsen, maar dat is alleen een interessante optie als de kantoorruimte minimaal 10% van de totale ruimte (inclusief opslag en berging) beslaat. Je komt echter wel snel aan een hoog percentage. Als je werkbureau in de woonkamer staat, wordt de hele ruimte als werkruimte gezien. Als je gebruik wilt maken van het belastingvoordeel van het thuiswerken in een huurwoning moet je inzichtelijk maken dat je minimaal 10% van je tijd vanuit deze plek werkt.
Thuis werken of kiezen voor externe kantoorruimte?
De keuze tussen thuis werken of kiezen voor externe kantoorruimte zal in iedere situatie verschillend zijn. Bij het maken van de keuze is het goed om de voor- en nadelen even goed naast elkaar te leggen, waarbij zowel de financiën als het toekomstperspectief een belangrijke rol zullen spelen.
Het belastingtechnische voordeel wordt vormgegeven door de kosten die afgetrokken mogen worden van de winst. Daarnaast kun je vaak de BTW op gas, water, elektriciteit, onderhoud én inrichting aftrekken. De kosten van internet- en telefoonverbinding zijn wat lastiger af te trekken. Hierbij moet je inzichtelijk kunnen maken dat je deze netwerken alleen voor de onderneming gebruikt worden (net als zaken als je laptop en andere devices). Dit is meestal wat lastiger. Ook de belastingdienst is niet gek…..