Wat moeten zzp’ers met e-facturatie?

door Bert-Jan Wiegeraad

Als het aan de overheid ligt, stapt iedereen zo snel mogelijk over op e-facturatie. Sinds kort zijn alle overheidsinstanties verplicht om elektronische facturen te kunnen verwerken. Sommige overheden accepteren zelfs alleen nog maar e-facturen. Wat betekent dit voor zzp’ers?
Dit artikel in het kort:

  • Het voordeel van e-facturatie is dat de verwerking van je factuur in de administratie van jouw klant geautomatiseerd kan worden.
  • Heb je als zzp’er de overheid als klant, dan kun je vanaf nu verplicht worden een e-factuur sturen.
  • De discussie over hoe zo’n e-factuur moet zijn opgebouwd, wordt al jaren gevoerd en is nog steeds niet afgerond.

Wat is een e-factuur? 

Nu denk je wellicht: ik kan mijn factuur toch gewoon als Word- of pdf-bestand mailen? Dat is immers elektronisch! Helaas, dat is geen e-factuur. Een e-factuur heeft een speciale elektronische vorm. De gegevens staan altijd op een vaste plek in het bestand. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk worden verwerkt door computers. Je hebt software nodig om zo’n e-factuur te maken. De meeste boekhoud- en facturatiepakketten beheersen dit kunstje gelukkig ook. 

Wie heeft er voordeel bij een e-factuur?

Het voordeel van e-facturatie is dat de verwerking van je factuur in de administratie van jouw klant geautomatiseerd kan worden. Dat gaat sneller en geeft minder fouten. Met name grote organisaties kunnen hier baat bij hebben. Voor zzp’ers heeft het veel minder voordelen. Zelfstandigen hoeven immers geen duizenden facturen van leveranciers in te boeken. Bovendien verloopt het inboeken nu al vaak (semi-)automatisch door het importeren van bankmutaties in het boekhoudpakket. 


Meer last dan gemak van e-factuur

Heb je als zzp’er de overheid als klant, dan kun je vanaf nu verplicht worden een e-factuur sturen. Heb je geen software waarmee dat kan, dan moet je deze aanschaffen. Maar daarmee ben je er nog niet. De e-factuur moet allerlei gegevens bevatten zoals een speciaal nummer van de betreffende overheidsinstantie, een opdrachtnummer, een budgetnummer en ga zo maar door. Bovendien: je kunt je e-factuur vaak niet zomaar mailen naar je opdrachtgever bij de overheid. Dat moet weer via een speciale portal of tussenpartij. 

Welke e-factuur is goed en welke niet? 

De discussie over hoe zo’n e-factuur moet zijn opgebouwd, wordt al jaren gevoerd en is nog steeds niet afgerond. Er zijn vele honderden varianten waardoor e-facturen kunnen worden afgewezen omdat deze net een andere vorm hebben. Het zou de komende tijd weleens spannend kunnen worden. Aan de ene kant moet iedereen aan de e-factuur en aan de andere kant zijn er nog wel wat hobbels te nemen om tot een standaard te komen die door iedereen wordt geaccepteerd. Voor zzp’ers wordt het extra spannend: je moet anders gaan factureren terwijl je niet zeker weet of je het wel goed doet. Of je factuur snel wordt voldaan is evenmin zeker. Jouw e-factuur kan weleens om onduidelijke redenen afgewezen worden. 

Bert-Jan Wiegeraad

Bert-Jan Wiegeraad is financieel adviseur, programmeur en ontwikkelaar van het zzp-boekhoudpakket Acumulus. Daarnaast is hij auteur en columnist op het gebied van ondernemen en spiritualiteit. Onlangs schreef hij het boek Jouw onderneming, een ontdekkingsreis, een spiritueel handboekje voor ondernemers.

Volg Acumulus op: